Mail-Ablehnung durch SPF bei Weiterleitungen

Probleme bei E-Mail-Weiterleitungen an E-Mail-Adressen mit externer Domain

Sie haben Ihr mail-connect Postfach so eingestellt, dass Ihre Mails an eine externe E-Mail-Adresse weitergeleitet werden (z.B. an ein E-Mail-Konto bei Google oder Yahoo).

Manche E-Mails erhalten Sie über diese Weiterleitung und manche E-Mail gehen verloren, bzw. der jeweilige Absender erhält in regelmäßigen Abständen E-Mails mit einer der Betreffzeile

Warning: message …xyz… delayed X hours 

In anderen Fällen können die E-Mails gar nicht zugestellt werden und der Absender erhält die E-Mail als unzustellbar zurück. Im Betreff steht dann z.B,

Mail delivery failed: returning message to sender

oder im Text steht die Fehlermeldung:

mx.mail-connect.net [80.254.138.xxx] #SMTP; 550 Unable to relay

Anmerkung: Alle Warn- oder Fehlermeldungen haben in der Praxis oft nur einen ähnlichen Wortlaut.

Ursache

Der Spam-Filter des empfangenden Mailservers für Ihr Weiterleitungsziel lehnt die weitergeleitete (temporär) E-Mail ab. Der Grund liegt an der SPF-Einstellung im DNS des Absenders bzw. der Absender-Adresse (s. https://de.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework).

Dabei passiert folgendes:

• Firma A schickt an Kunden B.
• Kunde B nutzt ein mail-connect Postfach und leitet ankommende Mails an Yahoo weiter.
• Firma A hat einen strikten SPF-Record, der den Versand von E-Mails mit Absender von mail@firma-a.de nur für die eigenen Mailserver der Firma A erlaubt.
• Wenn jetzt Firma A eine Mail an den Kunden B schickt, leiten die Mailserver von mail-connect.net diese E-Mail an Yahoo weiter.
• Der Spam-Filter von Yahoo stellt fest, dass mail-connect.net nicht für Firma A versenden darf und lehnt die Mail ab.
• Firma A oder Kunde B beschweren sich, dass E-Mails abgelehnt werden. O-Ton: "Alle anderen Mails kommen an!".

Hintergrund

Die Funktion zur E-Mail-Weiterleitung ist so implementiert ist, dass die Absenderadresse bei der Weiterleitung nicht geändert wird. Nach der Weiterleitung lautet der Absender so, wie im Original. Dieses Forwarding ist für SPF nicht vorgesehen. Der selbe Effekt tritt ähnlich auf Mailinglisten auf. Unter Mailserver-Experten ist die Technik „Sender Policy Framework“ (SPF) aus diesem Grund seit Jahren umstritten.

Das Problem entsteht durch das Zusammenspiel von drei Effekten:

1. Strikte (teilweise überzogene) SPF Einstellungen beim Absender .
2. Benutzer, die doppelten E-Mail-Verkehr generieren, indem sie Mails (inkl. Spam) automatisch noch einmal versenden (= weiterleiten). Benutzer werden so selbst zu Spammern.
3. Anti-Spam-Filter die beim Ziel-Postfach teilweise mit übertriebenen Einstellungen "bessere Spam-Erkennungsraten" versprechen.

Alles zusammen ist schon kein schöner Zug, weil technisch dynamische Systeme in gerade zu verschwendederischer Art an einander vorbei eingesetzt werden. Die Folge sind Fehler, die durch den unüberlegten Einsatz bestimmter Einstellungen zu unerwarteten Nebeneffekten führen.

Technisch korrekt muss man festhalten: Die mail-connect Server erkennen derartige "Konstellationen" und beenden die Weiterleitung absolut folgerichtig mit der Fehlermeldung "unable to relay" (diese Fehlermeldung muss an dieser Stelle wörtlich gebnau so verstanden werden).

Abhilfe

Sie müssen die DSN- bzw. Bounce-Nachrichten-Funktion richtig konfigurieren.

Mails an nicht existierende Adressen im SMTP-Protokoll mit 550-Fehler ablehnen

Richten Sie Ihren Mailserver so ein, dass E-Mails an nicht existierende Adressen (im o.g. Beispiel also an Hans@BeispielDomain.eu) nicht angenommen werden. Das SMTP-Protokoll sieht hierfür den SMTP-Status-Code 550 (SMTP Fehler, z.B. "User unknown") vor.

Diesen Status-Code wertet unser mail-connect Server ebenfalls (in Echtzeit!) aus und blockiert dann mit dem selben Status eingehende Mails an nicht existierende Adressen. So wird verhindert, dass später Bounce-Mails (DSNs) generiert werden.

Typischerweise kann diese "Annahme-Sperre" mit der richtigen Einstellung eines Anti-Spam-Filters konfiguriert werden.

DSN Nachrichten nur an interne Benutzer

Richten Sie Ihren Mailserver so ein, dass DSN bzw. Bounce-Nachrichten wie im o.g. Beispiel nur an Ihre eigenen, authentifizierten Benutzer gesendet werden (= an E-Mail-Adressen aus Ihrer eigenen Domain).

An fremde Benutzer ist dann kein Status-Report mehr erforderlich.

Catchall Funktion deaktivieren

Häufig werden E-Mails in sogenannte Sammelpostfächer (Catchall Funktion) empfangen und dann später weiterverarbeitet und durch interne Mail-Dienste verteilt.

Deaktivieren Sie diese Sammel-Funktion und richten Sie stattdessen jede genutzte E-Mail Adresse individuell und explizit ein. Dies verhindert, dass Sie Spam an falsche Adressen empfangen und es macht den E-Mail-Missbrauch des Backscatting unter Ihrer Domain unmöglich.

Backscatter Problem auch umgekehrt

Im obigen Abschnitt wurde das Problem in der Konstellation eingehender Mails an Ihren Mailserver behandelt, bei denen in der Folge ein bei Ihnen automatisch generierter Bounce/DSN ausgehend versendet wird.

Das Problem gibt es aber natürlich auch umgekehrt: Ihre E-Mail-Adresse könnte Ziel eines Backscatter-Missbrauchs sein, wie er nach o.g. Muster auf einem fremden Mailserver stattfindet.

Wie oben schon im Nebensatz angedeutet, können Sie in diesen Fall kaum abwehren. Schließlich besitzt die generierte Bounce-E-Mail ein technisch vollständig gültiges Format und der Absenderserver könnte ein großer Firmen-Mailserver sein über den ansonsten auch viele gültige und gewollte Mails versendet werden. Diesen zu sperren "schießt über das Ziel hinaus".

Aus diesem Grund bietet unser Spam-Filter in der STR-Funktion eine Mustererkennung von Bounce- und DSN-Mails an. Werden solche Bounces erkannt, blockiert die STR-Funktion die betreffende E-Mail. Als Filterkriterium gilt dabei, dass ein Bounce an ein mail-connect Konto gerichtet ist, dieser aber nicht von mail-connect generiert wurde. Dies funktioniert unter der Annahme, dass Sie Ihre Mails über mail-connect versenden: Wenn also eine Mail tatsächlich unzustellbar ist, erhalten Sie "echte" Bounce-/DSN-Mails nur von uns und von sonst niemanden.

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