Spam-Outbreak Schutz

Der Spam-Outbreak Schutz verhindert Ausbrüche und Massenangriffe von Spam, Viren und Phishing, die möglicherweise durch Sicherheitslücken über Ihren Mailserver versendet werden.

Hintergrund

Wie kommt es zum Spam-Outbreak?

Typischerweise kommt es infolge eines Viren-Befalls (z.B. auf einem PCs oder Mail-Gateway) zu erhöhtem Spam-Aufkommen. Das passiert, weil ich der Virus entweder selbst weiterverbreiten möchte (E-Mail Wurm) oder weil der Virus Phishing-Mails versendet. Ein Spam-Outbreak entsteht auch von fremden Internet-Teilnehmern, wenn Login-Daten eines E-Mail-Kontos bekannt wurden (z.B. wenn diese durch einen Hacker-Angriff auf Ihren PC ausgelesen oder abgehört wurden).

Wie schützen Sie sich vor einem Spam-Outbreak?

Installieren Sie stets einen aktuellen Virenscanner (Anti-Virus) auf Ihrem PC (oder Server).

Bin ich direkt von einem Spam-Outbreak betroffen?

Nein. Wenn Ihr PC von einem Virus befallen sein sollte, sind Sie Opfer von diesem Virus, nicht aber Opfer von den Mails, die der Virus versendet. Dennoch erleiden Sie auch durch den Spam-Outbreak einen indirekten Schaden:

• Einerseits werden über Ihr Mail-Konto massenhaft Mails (möglicherweise mit Viren-Anhang) versendet. Die Empfänger könnte Sie entsprechend in Regress nehmen.
• Andererseits entsteht ein Aufwand bei Providern, um den Missbrauch von E-Mail Diensten zu unterbinden. Dieser Aufwand wird Ihnen typischerweise in Rechnung gestellt.

Funktionsweise

Technische Maßnahmen im Spam-Outbreak Schutz

Um Sie vor den Folgen eines Viren-/Spam-Vorfall zu schützen, erkennt das mail-connect System automatisch erhöhtes Sendeaufkommen. Dabei gelten folgende Begrenzungen:

• 1.000 E-Mails pro Stunde und Mail-Server
• 2.500 Mails E-Mail pro Tag und Mail-Server
• 50 Logins pro 5 Minuten
• Mindestens 50 - maximal 100 Empfänger-Adressen pro einzelner E-Mail (hierfür werden alle Felder kombiniert, also "To:", "Cc:" und "Bcc:")

Außerdem erkennt das mail-connect System bestimmte Datei-Anhänge mit Viren-Signatur und unterbindet den Versand solcher "infizierten E-Mails" zusätzlich. ¹⁾

Sie erhalten bei Erreichen eines der Limits eine Fehlermeldung des SMTP-Servers ("You exceeded the amount of messages you are allowed to send per hour" oder "...per day") bzw. eine Login-Fehlermeldung ("Login or authorization required."), wenn Sie ein Limit erreichen.

¹⁾
Bitte beachten Sie, dass wir bei der Gesamtanzahl der Empfänger mit Bcc: und Cc: nur kleine Verteiler empfehlen. Je häufiger diese Adressen regelmäßig genutzt werden, desto einfacher ist sichergestellt, dass nur aktuelle und funktionierende Adressen genutzt werden.
Bei E-Mail-Sendungen per Bcc:-Verteiler entsteht nur eine einzige E-Mail, die gleichzeitig an mehrere Empfänger dupliziert wird (anstelle einzelner, eigenständiger E-Mails pro Empfänger, welche im Logfile einzeln nachvollzogen werden können). Wenn hier bei der Zustellung eines einzigen Empfängers beim Empfänger-Mailserver ein Fehler entsteht (Code 550 - z.B. weil "Empfänger-Mailbox unbekannt" oder "Postfach voll" oder wegen einer Spam-Filter-Ablehnung), dann wirkt sich dieser Zustellfehler auf die ganze ("einzige") E-Mail aus und damit gleichzeitig auf alle Bcc:- oder Cc:-Empfänger. Die Mail bricht in der Queue ab und einzelne (oder theoretisch auch alle) Empfänger werden nicht erreicht.
Bei Bcc:-Verteilern mit mehr als 50 Adressen wirkt je nach Spam-Aufkommen auch der dynamische Filter des Spam-Outbreak-Schutzes. Auch dann kann es zu Fehlern kommen, da die Mail aus Sicherheitsgründen nicht auf einmal an alle Empfänger gleichzeitig verarbeitet werden kann (Limits am Empfänger-Mailserver). Dies passiert insbesondere dann, wenn viele Adressen gleichzeitig an den selben Mail-Provider (z.B. @gmail oder @gmx) geschickt werden. Hierauf haben wir nur bedingt Einfluss.

Vorteile des Spam-Outbreak Schutz

Die automatisierten Maßnahmen gewährleisten die Aufrechterhaltung des E-Mail-Dienstes:

• Sofortige, priorisierte und zuverlässige Zustellung beim Empfänger-Mailserver über den selben Weg wie Ihre Geschäftsmails.
• Im Falle von Spam-Outbreaks von Ihrem Server sperren wir den Versand von E-Mails so früh wie möglich, um größere Schäden zu vermeiden.
• Selbst bei Spam-Outbreak auf fremden Dritt-Systemen erfolgt die Zustellung Ihrer "echten E-Mails" typischerweise innerhalb kürzester Zeit (zu 99,9 % innerhalb von ca. 4 Stunden).
• Der Versand über das mail-connect System bietet eine sehr gute Reputation und gewährleistet, dass Ihre Mails von Anti-Spam Filtern beim Empfänger als "echte, legale Mail" erkannt und zuverlässig zugestellt werden.
• Black-Listings (auch temporär) werden vermieden, so dass der Mail-Versand und -Empfang für Ihre Adressen jederzeit möglich bleibt.

Abhilfe und Ausnahmen im Spam-Outbreak Schutz

Die stündlichen und täglichen E-Mail-Mengen für Ihren Server können je nach Mail-Aufkommen (Plausibilität) und gebuchter Paketgröße (Anzahl Benutzer) flexibel erweitert werden. Die mail-connect Cloud kann auch Mail-Server mit mehreren 10.000 Postfächern gleichzeitig verarbeiten. Bitte sprechen Sie Ihren Bedarf in diesen Fällen individuell mit unserem Support ab.

Einzelne ausgehenden E-Mails sind auf einzelne Empfänger begrenzt. Natürlich können Sie mittels Cc: und Bcc: weitere Empfänger hinzufügen, jedoch sind maximal 50 Empfänger pro Mail möglich. Auf Anfrage kann dieses Limit für einzelne Absender auf 100 Adressen kostenlos erweitert werden.

Wenn Sie im Rahmen von Mail-Verteilern oder Newslettern mehr als 100 E-Mail-Empfänger erreichen wollen, müssen Sie dies DSGVO-konform durch eine Verteiler-Software versenden, die eine Mail pro Empfänger versendet. Eine Web-basierte Lösung hierfür ist mail-connect EMARKET: https://www.mail-connect.net/emarket

Der Versand größerer Mengen von E-Mails erfordert im Übrigen die Berücksichtigung der Sende-Limits: Entweder versenden Sie Mails "portionsweise" oder Sie erhalten mit mail-connect EMARKET von uns einen separaten Ausgangsmailserver, der für den Versand großer Mengen von Mails ausgelegt ist.