Mail Queue Warteschlangen und Zustellversuche

Der mail-connect Dienst verwaltet verschiedene Warteschlangen (Mail Queues), um Ihre E-Mails zu versenden bzw. zuzustellen und zu empfangen. Dabei werden folgende Fälle in Ihrer Konfiguration unterschieden:

• Mail-Empfang an mail-connect - z.B. PRO oder TEAM Postfach
• Mail-Empfang mit Zustellung an eigenen Mailserver und vorgeschaltetem mail-connect Dienst
• Mail-Empfang mit Weiterleitung an eine externe E-Mail-Adresse bei einem anderen Provider
• Mail-Versand ins Internet über den mail-connect Dienst

Je nach Warteschlange gelten unterschiedliche Fristen für neue Zustellversuche.

Mail-Empfang an mail-connect - z.B. PRO oder TEAM Postfach

Szenario

Standardfall und generell für alle Mails die über unsere MX-Server vom Internet aus eingeliefert werden.

Queue Verhalten

Es kommen keine verwalteten sondern nur temporäre Warteschlangen zum Einsatz. Sofern in diesen Warteschlangen Mails "hängen bleiben", wird automatisch eine Alarm-Meldung an unseren technischen Bereitschaftsdienst erzeugt. Etwaige Fehler werden selbständig und mit hoher Priorität behoben und ggf. auf Redundanz-Systeme umgeschaltet.

Sofern unsere MX-Server (mx.mail-connect.net) von einer globalen Störung betroffen sein sollten, gehen dennoch keine Mails verloren. Je nach Provider erhält der jeweilige Absender nach ca. vier Stunden einen Hinweis, dass die Mail noch nicht zugestellt werden konnte. Die Zustellung wird jedoch weiterhin regelmäßig versucht - laut RFC-Standard bis zu 14 Tage lang (abhängig vom Mail-Provider).

Mail-Empfang mit Zustellung an eigenen Mailserver und vorgeschaltetem mail-connect Dienst

Szenario

Wenn Sie unseren mail-connect Dienst als Gateway und MX-Record verwenden, um sich eingehende E-Mails aus dem Internet an einen eigenen Mailserver hinter Ihrer Firewall zustellen zu lassen (SMTP-Weiterleitung). Dies kann wahlweise auf Server- oder Postfach-Ebene eingestellt werden (also für einzelne E-Mail-Adressen oder für alle E-Mails des ganzen Mailservers).

Queue Verhalten

Wenn Ihr Mailserver vorübergehend nicht erreichbar ist, werden die eingehenden E-Mails in der mail-connect Warteschlange zwischengespeichert. Es wird zunächst alle 15 Minuten ein neuer Zustellversuch unternommen. Im Anschluss wird diese Taktung Schritt für Schritt erhöht. Nach einem Tag wird es weiterhin alle 6 Stunden versucht - insgesamt 14 Tage lang.

Business Continuity im Notfall

Wir stehen als IT Systemhaus an Ihrer Seite: mit unserem (Not-)Dienst bieten wir Ihnen schnell und einfach Zugriff auf Ihre E-Mails, wenn Ihr Mailserver ausfällt. Unsere Business Continuity Garantie schafft im Notfall schnell Hilfe: Je nach Lage stellen wir Ihnen z.B. unseren Webmail Dienst zur Verfügung und Sie sind trotz Server-Ausfall sofort wieder erreichbar.

Firewall-Filter für unsere Mailserver

Wenn Sie eingehende Mails ausschließlich über mail-connect erhalten mchcten, empfehlen wir Ihnen, den SMTP-Port Ihres Mailservers von außen auf der Firewall zu sperren. Richten Sie sodann eine Ausnahme nur für unsere mail-connect Mailserver ein:

Eingehender SMTP-Mailverkeher:

IP-Netzwerk: 80.254.138.128/26

TCP-Port: 25 (SMTP) -

Unser SMTP-Dienst sendet wahlweise mit opportunistic TLS oder nach Vereinbarung mit mandatory TLS (mTLS). Dies ist unabhängig für Ihre Firewall-Einstellung.

Mail-Empfang mit Weiterleitung an eine externe E-Mail-Adresse bei einem anderen Provider

Szenario

Wenn Sie unseren mail-connect Dienst nutzen, um für Ihr Postfach bzw. Ihre E-Mail-Adresse eine Weiterleitung an ein externes Postfach (z.B. bei einem anderen E-Mail-Provider) einzurichten.

Queue Verhalten

Wenn der Mailserver für das externe Postfach nicht erreichbar ist, werden die eingehenden E-Mails in der mail-connect Warteschlange zwischengespeichert. Es wird zunächst alle 15 Minuten ein neuer Zustellversuch unternommen. Im Anschluss wird diese Taktung Schritt für Schritt erhöht. Nach einem Tag wird es weiterhin alle 6 Stunden versucht - insgesamt bis zu 14 Tage lang.

Die Dauer der Zustellversuche wird jedoch verkürzt, wenn unser Anti-Spam System Missbrauchsversuche erkennt - z.B. durch sogenannte Backscatter. Für weitere Informationen zu diesem Thema verweisen wir auf https://de.wikipedia.org/wiki/Backscatter_(E-Mail). Die Verkürzung der Fristen für Zustell-Versuche wird notwendig, weil Spam-Filter des externen Postfachs die Annahme solcher E-Mails ihrerseits verweigern und auch (erneute) Zustellversuche niemals erfolgreich abgeschlossen werden können.

Mail-Versand ins Internet über den mail-connect Dienst

Szenario

Wenn Sie unseren mail-connect Dienst nutzen, um E-Mails zu versenden. Dies kann entweder direkt durch Ihr mail-connect PRO oder TEAM Postfach erfolgen oder auch über Ihren eigenen Mailserver, der dann ausgehende Mails zu uns überträgt.

Queue Verhalten

Wenn der Mailserver für den gewünschten E-Mail-Empfänger nicht erreichbar ist, werden Ihre versendeten E-Mails in der mail-connect Warteschlange zwischengespeichert. Es wird zunächst alle 15 Minuten ein neuer Zustellversuch unternommen. Im Anschluss wird diese Taktung Schritt für Schritt erhöht. Nach einem Tag wird es weiterhin alle 6 Stunden versucht - insgesamt 4 Tage lang.

Sie erhalten in diesem Fall bereits nach 4 Stunden eine Nachricht von unserem Postausgangsmailserver, dass Ihre E-Mail noch nicht zugestellt werden konnte. Diese Nachricht wiederholen wir anschließend täglich, falls die Zustellung weiterhin fehlschlägt. Diese Hinweise enthalten den Fehler-Grund des SMTP-Protokolls, weshalb der Zustellversuch erfolglos blieb. Eine typische Ursache ist z.B. ein volles Postfach beim Empfänger oder ein mittlerweile gelöschtes Ziel-Postfach.

Nach vier Tagen erhalten Sie die Nachricht, dass die Zustellung endgültig fehlschlug und die versendete E-Mail wird aus der Warteschlange entfernt. Sie müssen dann die E-Mail erneut versenden oder einen anderen Kommunikationsweg versuchen, um den gewünschten Empfänger zu erreichen.

Bitte beachten Sie, dass es beim Versand von E-Mails auch Fehler-Fälle gibt, die bereits während des Mailversands zum Abbruch führen. Die Fehlermeldung wird Ihnen dann von Ihrem Mail-Programm unmittelbar angezeigt (Fehler-Antwort des Servers). Eine typische Ursache hierfür ist z.B. eine fehlerhafte E-Mail-Adresse oder ein Syntax-Fehler in der Ziel-Adresse.