Probleme bei E-Mail-Weiterleitungen an E-Mail-Adressen mit externer Domain

Sie haben Ihr mail-connect Postfach so eingestellt, dass Ihre Mails an eine externe E-Mail-Adresse weitergeleitet werden (z.B. an ein E-Mail-Konto bei Google oder Yahoo).

Manche E-Mails erhalten Sie über diese Weiterleitung und manche E-Mail gehen verloren, bzw. der jeweilige Absender erhält in regelmäßigen Abständen E-Mails mit der Betreffzeile

Warning: message …xyz… delayed X hours 

In anderen Fällen können die E-Mails gar nicht zugestellt werden und der Absender erhält die E-Mail als unzustellbar zurück. Im Betreff steht dann z.B,

Mail delivery failed: returning message to sender

oder im Text steht die Fehlermeldung:

mx.mail-connect.net [80.254.138.xxx] #SMTP; 550 Unable to relay

Anmerkung: Alle Warn- oder Fehlermeldungen haben in der Praxis oft einen ähnlichen Wortlaut.

Ursache

Der Spam-Filter des empfangenden Mailservers für Ihr Weiterleitungsziel lehnt die weitergeleitete (temporär) E-Mail ab. Der Grund liegt an der SPF-Einstellung im DNS des Absenders bzw. der Absender-Adresse (s. https://de.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework).

Dabei passiert folgendes:

  • Firma A schickt an Kunden B.
  • Kunde B nutzt ein mail-connect Postfach und leitet ankommende Mails an Yahoo weiter.
  • Firma A hat einen strikten SPF-Record, der den Versand von E-Mails mit Absender von mail@firma-a.de nur für die eigenen Mailserver der Firma A erlaubt.
  • Wenn jetzt Firma A eine Mail an den Kunden B schickt, leiten die Mailserver von mail-connect.net diese E-Mail an Yahoo weiter.
  • Der Spam-Filter von Yahoo stellt fest, dass mail-connect.net nicht für Firma A versenden darf und lehnt die Mail ab.
  • Firma A oder Kunde B beschweren sich, dass E-Mails abgelehnt werden. O-Ton: "Alle anderen Mails kommen an!".

Hintergrund

Die Funktion zur E-Mail-Weiterleitung ist so implementiert, dass die Absenderadresse bei der Weiterleitung nicht geändert wird. Nach der Weiterleitung lautet der Absender so, wie im Original. Dieses Forwarding ist für SPF nicht vorgesehen. Der selbe Effekt tritt ähnlich auf Mailinglisten auf. Unter Mailserver-Experten ist die Technik „Sender Policy Framework“ (SPF) aus diesem Grund seit Jahren umstritten.

Das Problem entsteht durch das Zusammenspiel von drei Effekten:

  1. Strikte (teilweise überzogene) SPF Einstellungen beim Absender.
  2. Benutzer, die doppelten E-Mail-Verkehr generieren, indem sie Mails (inkl. Spam) automatisch noch einmal versenden (= weiterleiten). Benutzer werden so selbst zu Spammern.
  3. Anti-Spam-Filter die beim Ziel-Postfach teilweise mit übertriebenen Einstellungen "bessere Spam-Erkennungsraten" versprechen.

Alles zusammen ist schon kein schöner Zug, weil technisch dynamische Systeme in gerade zu verschwenderischer Art aneinander vorbei eingesetzt werden. Die Folge sind Fehler, die durch den unüberlegten Einsatz bestimmter Einstellungen zu unerwarteten Nebeneffekten führen.

Technisch korrekt muss man festhalten: Die mail-connect Server erkennen derartige "Konstellationen" und beenden die Weiterleitung absolut folgerichtig mit der Fehlermeldung "unable to relay" (diese Fehlermeldung muss an dieser Stelle wörtlich genauso verstanden werden).

Abhilfe

Die ungewünschten Seiteneffekte entstehen in allen drei Bereichen der Mail-Einstellungen. Zur grundsätzlichen Lösung von E-Mail-Fehlern und verbesserter Spam-Erkennung ist daher in allen Bereichen eine korrekte Einstellung vozunehmen, sowie auf den sinnvollen Einsatz der jeweiligen Technologie zu achten

SPF-Settings

Wir empfehlen, keine strikten SPF-Records einzusetzen. Diese würden festlegen, dass Mails gelöscht werden sollen, wenn sie von anderen Mailservern als von den im SPF-Record aufgelisteten, stammen (wie z.B. bei Weiterleitungen oder Mailinglisten). Insbesondere von diesen Einstellungen raten wir ab:

   -all
   ~all

Eine bessere Technik als Alternative zu SPF ist „Domain Keys Identified Mail“ (DKIM). Diese Lösung schränkt den Missbrauch von Absendern wirkungsvoll ein (und stellt nebenbei auch die Unverfälschtheit des Mail-Headers sicher).

E-Mail Weiterleitungen nur temporär

Wenn Sie Ihr mail-connect Postfach vorübergehend nicht abrufen können (z.B. Urlaub), dann macht eine Weiterleitung Sinn. Dasselbe gilt, wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse nutzen und sicherstellen wollen, dass Mails von bisherigen Kommunikationspartnern trotzdem noch ankommen (vgl. Nachsendeantrag).

Keinesfalls sollten Sie E-Mail Weiterleitungen einrichten, wenn Sie das Postfach noch als aktive Adresse nutzen, aber Ihre E-Mails über einen anderen Provider abrufen wollen. In diesem Fall, sollte die ganze E-Mail Adresse besser migriert werden. Alternativ dazu können Sie auch Sammelfunktionen nutzen: Damit ruft Ihr neues Haupt-Postfach per POP3 oder IMAP andere Postfächer ab und sammelt alle E-Mails in ein zentrales Postfach zusammen. Mit mail-connect TEAM bieten wir Ihnen diese Funktion ebenfalls an.

Spam-Filter am Ziel-Postfach

Dieser Teil ist immer am schwierigsten und gilt für jeden Spam-Filter, nicht nur am Ziel-Postfach. Generell raten wir Ihnen je nach Relevanz einer E-Mail-Adresse, dass die Schärfe eines Filter so gewählt wird, dass keine False Positives aussortiert werden. Also dass keine echten Mails falsch gefiltert bzw. gelöscht werden.

Bei weniger wichtigen E-Mail-Adressen können Sie dieses Risiko zu Gunsten einer besseren Erkennungsrate eher eingehen. Sie müssen dann damit rechnen, dass "echte Mails" versehentlich verloren gehen können, da jeder Filter-Mechanismus dynamisch arbeitet und am Ende die persönlicher Relevanz einer E-Mail nicht immer korrekt einschätzen kann.

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